Prévoir un calendrier de communication que l'équipe peut tenir

Une décision peut rester incertaine sans laisser le candidat dans le flou sur le fonctionnement du recrutement. Expliquez la prochaine étape, les informations attendues et le moment où une nouvelle sera donnée.

Préparez les messages autour d'événements que l'équipe peut réellement constater. Évitez de promettre une décision à une date dépendant de validations qui ne sont pas encore organisées.

Reliez les messages aux étapes

L'accusé de réception confirme l'arrivée du dossier et explique la suite. L'invitation précise le format, la durée, les participants ou leurs rôles et la préparation. Le message de décision reflète le résultat réel.

Prévoyez aussi les retards. Sans cela, votre communication ne fonctionne que lorsque tout se passe comme prévu.

Pour chaque message, notez le déclencheur, l'expéditeur, le destinataire et le délai attendu. Distinguez une réception automatique d'une décision humaine : recevoir un dossier ne signifie pas l'avoir retenu.

Donnez des invitations utilisables

Indiquez une date et un fuseau sans ambiguïté, un lien ou une adresse et un contact en cas de problème. Précisez les présentations, exemples de travail ou outils à préparer.

Expliquez comment demander un aménagement par le canal approprié. Cette demande ne doit pas devenir une supposition sur les capacités du candidat.

Testez les invitations du point de vue du destinataire, notamment entre pays.

Faites des mises à jour une vraie tâche

Prévoyez un contrôle interne pour les dossiers bloqués sur un avis ou une validation. Attribuez l'envoi d'une nouvelle même si aucune décision n'est encore prise.

Le message doit expliquer ce qui se poursuit, si une action du candidat est nécessaire et quand il sera recontacté. Si vous ne pouvez pas garantir la décision, engagez-vous uniquement sur une date de communication tenable.

Testez les modèles avec leurs déclencheurs

Vérifiez noms, postes, liens et changements d'étape avec des candidatures fictives. Regardez si une correction peut envoyer deux fois le même message et comment un échec de livraison apparaît.

Séparez les textes de refus et de retrait. Une personne qui abandonne sa candidature ne doit pas recevoir un refus de l'employeur.

Gardez les échanges accessibles à l'équipe autorisée. Dans la revue de recrutement, examinez les nouvelles en retard avec les avis en retard. La communication doit suivre une action attribuée, sans dépendre de la mémoire d'un collègue.

Sources et lectures complémentaires

• Sending mass recruiting emails to candidates: sourcing, rejections, interviews | Workable University
• Keeping candidates warm email template | Workable

Articles associés

• Que dire à un candidat quand la décision prend du retard ?
• Qui fait quoi dans une équipe de recrutement ?
• Comment suivre les candidatures sans multiplier les tableurs