Comment suivre les candidatures sans multiplier les tableurs

Pour remplacer un tableur de recrutement, il faut d'abord décider ce que le nouvel outil doit représenter. Si une ligne mélange une personne, plusieurs offres, des rappels et des avis d'entretien, l'importer sans changement conservera cette confusion.

Prenez la candidature comme unité de suivi : une personne examinée pour un poste précis. Son résultat peut différer d'une offre à l'autre.

Attribuez un responsable à chaque dossier actif

Quelqu'un doit répondre de la prochaine action. Cette personne peut demander un avis au responsable ou un retour à un intervenant, sans que le suivi disparaisse au passage.

Ajoutez une action et une échéance. « En attente » ne suffit pas à un collègue qui prend le relais. « Le responsable examine le dossier avant vendredi » précise le travail attendu.

Définissez les décisions derrière les étapes

Un premier parcours peut comprendre l'examen du dossier, un échange initial, une évaluation liée au poste, une décision et une offre. Adaptez-le au recrutement au lieu de reprendre toutes les étapes d'une autre entreprise.

Distinguez les résultats, comme un refus, un retrait ou une embauche, du travail en cours. Une personne qui se retire ne doit pas rester dans la liste des entretiens faute de statut approprié.

Pour chaque étape, précisez ce qui permet d'y entrer et d'en sortir. Deux étapes avec le même responsable et la même décision peuvent être redondantes.

Gardez les éléments utiles avec la candidature

Rattachez les notes, les documents et les échanges au bon dossier lorsque l'outil le permet. Les avis doivent décrire ce qui a été observé selon les critères convenus, avec assez de contexte pour un autre lecteur.

Avant un transfert, vérifiez le fonctionnement des profils partagés et des candidatures multiples. Le fait qu'une personne ait déjà postulé ne justifie pas de recopier des notes confidentielles vers une nouvelle offre.

Examinez les exceptions chaque semaine

Cherchez les dossiers sans responsable, les avis en retard, les messages en échec et les candidats qui attendent au-delà du délai annoncé. Attribuez une action précise à chaque cas.

Testez un dossier fictif jusqu'à sa clôture avant d'étendre le fonctionnement à toute l'équipe. Incluez une erreur d'étape et un retrait pour savoir reprendre le suivi.

Vous pouvez évaluer HRvana ou un autre ATS avec ce parcours. Un collègue doit pouvoir continuer le travail à partir du dossier, sans demander d'abord l'explication d'un tableur personnel.

Sources et lectures complémentaires

• The Recruiting Pipeline | Breezy HR Help Center
• How to manage the recruitment pipeline: From sourced to offer stage | Workable University

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