Organisation du recrutement
18 octobre 2026
Quelles informations garder dans un tableur de recrutement ?
Structurez le suivi avec des identifiants, des étapes, un responsable et des échéances. Distinguez les candidatures multiples et limitez les informations sensibles partagées.
Équipe HRvana
2 min de lecture
Si votre équipe utilise encore un tableur, clarifiez les informations avant de changer d'outil. Ce travail facilitera aussi un futur import dans un ATS.
Gardez une ligne par candidature. Quand une personne postule à deux postes, créez deux lignes reliées à un identifiant candidat. Sinon, la décision prise pour une offre peut écraser le suivi de l'autre.
Commencez par les champs utiles au travail
| Champ | Utilité |
|---|---|
| Identifiant de candidature | Distinguer chaque dossier |
| Identifiant et nom du candidat | Relier les dossiers à la personne |
| Référence de l'offre | Identifier le poste malgré un changement d'intitulé |
| Étape et date d'entrée | Voir le travail en cours et l'attente |
| Responsable | Savoir qui fait avancer la candidature |
| Prochaine action et échéance | Préparer le passage de relais |
| Résultat et date | Séparer dossiers terminés et actifs |
Pour les documents, utilisez un lien à accès contrôlé plutôt qu'une copie dans un fichier largement partagé. Vérifiez aussi les droits du dossier lié : protéger le tableur ne protège pas automatiquement les pièces jointes.
Rendez les valeurs cohérentes
Choisissez peu de noms d'étapes et utilisez la validation des données si le tableur le permet. « Entretien », « en entretien » et « premier appel » ne doivent pas désigner au hasard la même situation.
Adoptez un format de date sans ambiguïté et précisez le fuseau si vous saisissez des heures. La couleur d'une cellule ne doit pas être le seul indicateur : le statut doit aussi être lisible et filtrable.
Tenez une liste d'offres avec leurs références, responsables et état ouvert ou fermé. Vous repérerez plus facilement une candidature liée à un poste qui n'est plus recruté.
Limitez le contenu partagé
Évitez les grandes colonnes d'impressions personnelles ou d'informations sans rapport avec le poste. Conservez les preuves d'évaluation dans l'espace approuvé et partagez uniquement ce qui est nécessaire.
Précisez qui modifie les lignes, contrôle les doublons et traite les dossiers clos selon votre politique de conservation. Le tableur n'applique pas ces décisions à votre place.
Repérez quand l'entretien du tableau devient le problème
Notez le temps passé à rapprocher les versions et corriger les statuts. Si les collègues gardent des copies privées ou ont besoin de rappels pour retrouver leur prochaine action, utilisez ces cas pour évaluer un ATS.
Votre suivi doit aider à coordonner les recrutements. Lorsque sa maintenance devient une tâche récurrente à elle seule, vous avez des besoins précis à tester dans un nouvel outil.
Sources et lectures complémentaires
- Free Recruitment Plan Template (Excel) | Pinpoint
- Board template - Pipelines | Tellent Recruitee | Help Center
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