Transférer ses données vers un ATS : les vérifications à prévoir

Un import peut sembler réussi alors qu'une partie utile du dossier a disparu. Le nom et l'email sont présents, mais l'offre concernée, les notes d'entretien ou le retrait de la candidature ne sont plus reliés correctement.

Définissez ce qui doit être conservé avant de charger un tableur.

Inventoriez les données et leurs relations

Distinguez les personnes, les candidatures, les offres, les pièces jointes et l'historique. Une même personne peut avoir plusieurs candidatures avec des résultats différents. Tout ramener à une seule ligne risque d'écraser ces relations.

Pour chaque champ, indiquez son nom actuel, sa destination, son format et le traitement d'une valeur absente. Incluez les étapes, les dates, la provenance et le responsable du dossier. Vérifiez aussi les fuseaux horaires et les offres archivées.

Décidez ce qui doit être transféré

Conservez les dossiers que votre organisation a une raison valable de garder. Faites valider le périmètre et les durées par le responsable compétent pour les pays concernés. Changer de logiciel ne justifie pas de prolonger automatiquement toutes les conservations.

Retirez les données de test et les doublons évidents de la copie de travail. Gardez l'export original dans un espace à accès limité pour examiner les écarts. Évitez les transferts de CV par messagerie personnelle.

Faites un essai représentatif

Prenez un petit échantillon contrôlé : candidature active, candidature retirée, personne liée à deux offres et document dont le nom contient des caractères non anglais.

Vérifiez au-delà du nombre de lignes :

• Le dossier apparaît-il sous la bonne offre ?
• Les notes gardent-elles leur auteur et leur date ?
• Chaque intervenant voit-il uniquement les informations prévues ?
• Les documents s'ouvrent-ils encore ?
• L'import d'une étape déclenche-t-il un email non souhaité ?

Clarifiez le comportement des automatismes avec le fournisseur avant de transférer les vrais dossiers.

Rapprochez les résultats avant la bascule

Comparez les volumes par type de données et par résultat. Consignez les lignes rejetées et leur cause. Un écart inexpliqué reste à examiner même si le total général semble proche.

Fixez une date de fin des modifications dans l'ancien outil et un traitement pour les candidatures reçues pendant le transfert. Prévoyez la durée d'accès à l'ancien système selon vos contraintes contractuelles et opérationnelles.

La migration se termine quand son responsable a contrôlé les dossiers, les accès, les exports et les exceptions restantes. La fin du chargement n'est qu'une étape de ce travail.

Sources et lectures complémentaires

• Learn how to to successfully implement an ATS - Workable
• The path to a new applicant tracking system guide | Tellent Recruitee

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