Logiciels de recrutement
18 octobre 2026
Droits d'accès dans un ATS : qui doit voir quels dossiers ?
Attribuez les accès selon les tâches et les offres suivies. Testez séparément consultation, modification, messages et exports avant d'inviter toute l'équipe.
Équipe HRvana
2 min de lecture
Une petite équipe a aussi besoin de règles d'accès. Pour préparer un entretien, un intervenant peut avoir besoin du CV et d'un brief sans devoir consulter les échanges sur la rémunération ou d'autres candidatures.
Partez de ce que chaque personne doit faire. Son intitulé de poste ne suffit pas à définir toutes les informations qu'elle peut voir.
Reliez les tâches aux dossiers
Listez les actions de chacun pour une offre habituelle. Distinguez consulter, modifier, changer une étape, envoyer un message, télécharger un document et exporter une base.
Vous pouvez commencer par cette répartition :
| Responsabilité | Accès à tester |
|---|---|
| Recruteur | Dossiers attribués et échanges avec les candidats |
| Responsable du recrutement | Offres concernées, candidatures et avis utiles |
| Intervenant | Préparation de son entretien et saisie de son avis |
| Administrateur | Configuration, gestion des accès et contrôle des exports |
Adaptez les limites à votre organisation. Documentez une exception au lieu d'élargir les accès de tous pour résoudre un cas particulier.
Testez avec plusieurs comptes
Créez des candidatures fictives et connectez-vous avec chaque rôle. Examinez la recherche, les liens directs, les pièces jointes, les emails et les fichiers exportés. Un menu masqué ne démontre pas que la donnée est protégée.
Testez une personne candidate à deux offres gérées par des équipes différentes. L'accès à l'une permet-il de lire les notes de l'autre ? Vérifiez aussi le cas d'un intervenant temporaire, d'un changement d'équipe et d'un départ.
Traitez les exports et les invitations séparément
Quelqu'un peut avoir besoin de lire des dossiers sans pouvoir télécharger l'ensemble de la base. Demandez si ces droits sont distincts et si les exports sont tracés.
Attribuez la validation des invitations et la revue des comptes inactifs. Les comptes partagés compliquent l'attribution d'un message ou la compréhension d'une erreur. Utilisez des comptes individuels et les moyens de connexion prévus par votre organisation.
Réexaminez les accès quand le recrutement évolue
À la fermeture d'une offre ou lors d'un changement d'équipe, retirez les droits devenus inutiles. Les copies déjà téléchargées peuvent nécessiter un traitement distinct selon votre politique de conservation.
Pendant l'évaluation, demandez une démonstration et une description écrite des limites du forfait proposé. Si le logiciel ne permet pas les restrictions nécessaires, intégrez ce point à la décision d'achat, même si son prix par utilisateur paraît intéressant.
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