À quel moment une petite équipe a-t-elle besoin d'un ATS ?

Il n'existe pas un nombre universel de candidatures à partir duquel un tableur devient inutilisable. Une seule offre peut être difficile à gérer si plusieurs personnes interviennent et que personne ne sait qui doit agir ensuite.

Regardez plutôt le temps perdu, les tâches oubliées et les incertitudes que votre organisation actuelle crée.

Repérez ce que vous devez sans cesse reconstituer

Pendant un recrutement, notez les moments où quelqu'un recherche une information déjà disponible ailleurs : le dernier CV reçu, la confirmation d'un refus envoyé ou les notes d'un entretien.

Ajoutez la conséquence. Une note absente peut retarder une décision. Un statut périmé peut conduire à relancer une personne qui s'est retirée. Ces problèmes ne se corrigent pas forcément de la même façon.

Quelques questions permettent de faire le point :

• Un collègue peut-il reprendre le suivi en cas d'absence ?
• Chaque candidature active a-t-elle un responsable et une prochaine action ?
• Les intervenants disposent-ils des informations nécessaires sans recevoir toute la base ?
• Pouvez-vous retrouver la bonne version d'un dossier sans fouiller plusieurs boîtes mail ?

Essayez d'abord de clarifier le fonctionnement

Définissez les étapes, attribuez un responsable à chaque candidature et examinez régulièrement les actions en retard. Si ces changements suffisent, vos outils actuels peuvent encore convenir.

Si l'équipe suit bien ces règles mais passe toujours beaucoup de temps à recopier les mêmes informations, un ATS mérite un essai. Vous aurez des tâches concrètes à lui confier et des résultats à comparer.

Chiffrez avec vos propres données

Supposons que deux collègues consacrent chacun deux heures par semaine à rapprocher les informations de recrutement. Multipliez ces quatre heures par votre coût interne et par le nombre de semaines concernées.

Ce calcul est un exemple de méthode, pas une économie promise par un fournisseur. La configuration et la prise en main consommeront aussi du temps.

Ajoutez l'abonnement, la formation, le transfert des dossiers et les intégrations indispensables. Si vous recrutez surtout à certaines périodes, comparez l'engagement annuel avec votre usage réel.

Commencez par une offre

Choisissez un poste bien défini et un responsable disponible pour tester l'outil. Vérifiez que chacun peut retrouver les dossiers, fournir son avis et envoyer le bon message sans tenir un second suivi ailleurs.

À la fin, demandez-vous quel travail reviendrait si vous cessiez d'utiliser le logiciel. Cette réponse explique plus concrètement son intérêt qu'une promesse générale de moderniser le recrutement.

Sources et lectures complémentaires

• What are the signs it’s time to purchase an applicant tracking system (ATS)? | Workable
• 10 signs you need an applicant tracking system - Workable

Articles associés

• Comment choisir un ATS pour une petite entreprise
• Quelles informations garder dans un tableur de recrutement ?